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浅谈如何加强高校工会档案工作
2013/9/28 17:12:53
高校工会档案是指高校工会从事保障教职工权益,为教职工排忧解难和开展各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是学校全心全意依靠教职工办学、教职工民主管理职权落实情况的信息库 ,是高校工会、教代会工作 ( 活动 ) 的记述、保存、备查的重要信息资源。它可以为高校工作建设提供借鉴和依据 , 同时为维护教职工的合法权益提供一个信息服务平台。

一、建立高校工会档案的重要性

工会档案形成于工会组织的成立、发展过程及工会开展的各项工作,是办好工会组织的重要基础工作之一。有效的工会档案管理,对促进高校工会组织工作起到十分重要的作用。

1. 高校工会档案能为学校决策提供依据。学校的发展离不开科学决策,工会是联系学校党委和教职工的桥梁和纽带,工会组织参与学校的决策是学校民主管理的重要方面,工会档案可以全面总结学校在建设发展过程中的经验、教训,为领导者做出正确的决策提供科学依据。

2. 高校工会档案是提高工会工作整体水平的保证。工会档案信息的充分利用是工会工作和档案管理工作的一个重要方面。利用工会档案中纪录的工会组织的发展历程、先进教职工的事迹、学校的民主政治建设等宝贵的信息资料,发掘工会档案的潜在效益,更好地总结工会的工作经验,从而不断提高学校工会的工作效率和水平。

3. 高校工会档案是维护教职工民主权力和切身利益的需要。工会档案中以长期的保管期限保留着的重要的资料之一就是关于学校民主管理、民主监督等方面的资料,例如,教代会、会员代表大会、校务公开、教职工座谈会等内容的资料,其中涉及教职工切身利益的诸如职工工资、岗位津贴、职称评定、职务聘任等方面的方案、规章制度、合理意见建议等卷页都是教职工行使民主权力的重要依据。

二、高校工会档案管理存在的问题

随着高校改革的不断深入高校工会工作越来越繁杂,如困难帮扶工作、科研竞赛、女工保障工作等,这些工作的完成过程中形成了大量的档案资料,这些工作资料既是工会开展工作的真实纪录,也是今后工会开展相关工作的借鉴资料。但目前,档案工作还存在着不少突出的问题,主要表现在:

1. 工会干部对工会档案的重视不够。高校工会工作种类多、涉及面广、任务重,但一般不配备专职的档案人员,很多兼职的工会档案管理人员错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订。导致平时不注意档案材料的收集、整理。还有的管理人员忙于日常事务,错过了收集时间,导致档案的收集不全。

2. 档案管理制度不健全,工作不规范。高校工会没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则,工会档案管理人员往往按经验办事,仅凭个人的归档习惯进行归档保管,造成工会档案管理质量不高,查找不便,严重影响了档案的连续性和完整性。

3. 没有充分利用档案资源。有的高校工会,虽然本级工会的工作资料很好的收集归档了,对上级工会,同级基层工会以及二级分工会的工作资料没有很好的收集归档,使其它学校工会工作中的好的经验和做法没得以采纳和推广,不能充分利用,浪费了资源,档案的利用价值也没有得到充分体现。从以上几个方面可以看出,高校工会的档案工作还存在许多不足,需要我们认真思考,不断加以改进。

三、加强高校工会档案管理工作的措施

高校工会是构建合谐校园,提高教职员工凝聚力的重要部门,我们要做好工会工作,更要加强工会档案管理工作,在现阶段如何做好工会档案管理工作,应着力从以下几个方面入手:

1. 强化工会档案管理工作意识,为工会档案管理工作提供保障。高校工会领导要认识到工会档案是具有特殊价值的信息资源,要给予高度的重视,加大人财物的投入,为档案管理提供良好的工作条件。

2. 加强工会队伍建设,提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质对档案工作的质量起着决定性的作用。高校工会要配备相对稳定和具有较高素质的档案管理人员,根据需要及时调整补充档案管理人员,要有计划地对他们进行业务培训和到学校档案馆进行参观实践,让他们了解档案材料的收集、分类、编号、装订等全过程,掌握最新的现代化管理手段,不断提高工会档案管理人员的综合素质。

3. 建立健全工会档案管理的工作制度。高校工会要尽快建立健全工会档案管理工作制度,特别是要对收集内容、收集程序、方式等作出明确规定,以确保收集的准确、完整。要明确分工,建立档案管理人员的岗位责任制,各项工作责任到人。要加强工会档案管理监督检查工作,及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况,使档案管理工作制度化、规范化。

4. 大力开发工会档案的信息资源。档案管理的根本目的在于有效利用,要善于发现、总结和广泛收集同行业工会的信息资料,做好档案的编目、检索工作,加强信息的开发利用,实现资源共享,让工会档案能够准确、快捷地为工会工作的开展提供优质的服务。工会档案的信息资源包括:(1) 上级工会组织的信息资源。其内容应包括 : 国家政策、上级工会组织和学校党委下发的关于工会的各类文书资料、目前热点问题等。(2) 工会工作基本信息。工会工作基本信息应该是工会工作状态的具体体现 , 是工会档案信息工作的重点。其内容包括:制定的各类规章制度、工作总结、工作计划、通知、文件、统计报表等;工会组织召开的会员代表大会、教代会的有关资料;组织开展的劳动竞赛、评选各级各类先进集体、先进个人的材料;工会会员、工会干部情况资料;工会组织机构情况资料;工会开展的文体活动、民主政治建设、文化生活等图片、影像资料;院务公开、征集教职工意见情况资料;工会组织及会员获上级工会组织授予的先进表彰文件、获奖证书(照片)等。(3)同级工会、基层分工会生成的信息资料。包括同级工会组织之间的学习、调研,有关工作经验交流和介绍等信息资料,基层分工会教职工科研竞赛信息资料、文体活动信息资料、请示、工作总结、工作计划、召开二级教代会形成的各种文书资料等。

总之,高校工会档案管理工作要与学校的中心工作和学校工会的工作有机地结合起来,不断提高管理水平,发挥服务功能,有效促进高校工会各项工作的顺利开展。

参考文献

[1]侯慧贤 论高校工会档案管理的功能〔J〕. 陕西档案 .2006(4)

[2]孙立霞 如何加强高校档案管理工作〔J〕. 商业经济 .2010(7)

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